Anmietungstipps...

Die folgenden Fragen werden häufig während des ersten Kontaktes gestellt. Wir haben Ihnen deshalb einige erste Antworten darauf zusammen gestellt. Gern helfen wir Ihnen auch ganz konkret weiter. Sie erreichen uns unter 069 / 296303.

1. Wie bearbeite ich eine Anmietung bzw. einen Umzug professionell?
2. Welche Lagekriterien sollten Sie bei der Objektauswahl beachten?
3. Wie schätze ich meinen vorläufigen Flächenbedarf?
4. Auf welche Ausstattungskriterien muss ich von Anfang an aufpassen?
5. Welche Kosten muss ich bei einer Anmietung berücksichtigen?
6. Welche Kosten muss ich während der Mietzeit selbst berücksichtigen?
7. Wie lange vor dem Umzugsdatum muss ich mit dem Projekt anfangen?
 

1. Wie bearbeite ich eine Anmietung bzw. einen Umzug professionell?

Es gibt keine typische Anmietung. Wie Sie am besten eine Anmietung professionell bearbeiten hängt daher immer vom Einzelfall ab. Bedenken Sie allerdings, dass Sie in der Regel eine Entscheidung treffen, die langfristig ist und erhebliche finanzielle und organisatorische Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat.

Egal ob Sie externe Unterstützung benötigen oder nicht, bestimmen Sie frühzeitig einen Projektleiter mit entsprechenden Zeitressourcen und Kompetenzen. Lassen Sie den Projektleiter ein Projektteam aus Geschäftsleitung, Personal, EDV und ggf. Betriebsrat zusammen stellen. Klären Sie frühzeitig interne Entscheidungswege mit neben- und übergeordneten Instanzen. "Last but not least" ... binden Sie Ihre Mitarbeiter - sofern möglich - so früh wie möglich mit ein. Der Erfolg eines jeden Umzugsprojektes steht und fällt mit der Akzeptanz durch Ihre Mitarbeiter, egal ob Sie objektiv richtig oder falsch entschieden haben.

Je nach Komplexität Ihres Projektes sollten Sie externe Unterstützung in Anspruch nehmen. Die Kosten hierfür rechnen sich in der Regel um ein vielfaches. Ein kompetenter Immobilienberater unterstützt Sie nicht nur mit seiner Marktkenntnis bei der Suche nach und der Entscheidung für das richtige Objekt, er hilft Ihnen auch bei der Gestaltung des gesamten Anmietungsprozesses, von der ersten Überlegung bis zum abgeschlossenen Umzug. Bei komplizierten Verträgen empfiehlt es sich einen auf gewerbliches Mietvertragsrecht spezialisierten Rechtsanwalt hinzuzuziehen. Die lokale Wirtschaftsförderung berät Sie häufig bei der Beantragung staatlicher Fördermittel und über zum Verkauf stehende Gewerbeflächen im kommunalen Besitz. Erfahrene Planer wie z.B. Architekten, Innenarchitekten und Technikplaner unterstützen Sie bei besonderen Anforderungen an Flächen, sofern diese Leistungen nicht teilweise durch Ihren Immobilienberater oder den Vermieter abgedeckt werden. Zu guter letzt kann ein Umzugsmanager Ihnen viel Arbeit und Ärger bei der Planung und Durchführung des eigentlichen Umzuges ersparen.

 
2. Welche Lagekriterien sollten Sie bei der Objektauswahl beachten?

"Lage, Lage, Lage" so die Mantra der Immobilienwirtschaft bei jeder Immobilienentscheidung, ob Anmietung oder Ankauf. Aber aus welchen Kriterien setzt sich eine Lage tatsächlich zusammen? Auch wenn es schwer ist Lagen objektiv zu bewerten, so sollten Ihnen folgende Punkte ein wenig weiter helfen:
Überlegen Sie, welches Image Ihre Lage haben sollte. Zählt Ihre Adresse bei Kunden? Haben Sie eine hohe Kundenfrequenz? Arbeiten Ihre Mitarbeiter häufig außerhalb üblicher Geschäftszeiten und legen daher auf ein sicheres Umfeld wert? Können Sie sich bei der Beschaffung von Mitarbeitern durch die Lage Ihres Büros gegenüber der Konkurrenz absetzen?
Bitten Sie die Personalabteilung Ihnen eine Aufstellung der Wohnorte Ihrer Mitarbeiter und dem Prozentsatz der ÖPNV-Nutzer zu erstellen. Hierdurch können Sie frühzeitig potentielle Auswirkungen auf Ihre Mitarbeiterzufriedenheit sowie Gewinner und Verlierer bestimmter Lösungen erkennen.
Analysieren Sie, welche Infrastruktur Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter benötigen. Berücksichtigen Sie dabei vor allen Dingen die ÖPNV Anbindung (Entfernung und Fahrzeit zu Flughafen, Fernbahn, S- und U-Bahn, Tram, Bus), Anfahrt mit dem PKW zu Spitzenverkehrszeiten, sowie die notwendige Versorgung mit Handel, Dienstleistungen, Gastronomie, Hotels, etc.
Die Lage ist ein - und häufig sogar der - wesentliche Bestimmungsfaktor für den Mietzins. Überprüfen Sie daher frühzeitig ob Ihr Budget mit der gewünschten Lage vereinbar ist.
Wenn Sie auf bestimmte Flächenkombinationen oder -arten angewiesen sind, dann prüfen Sie bitte auch hier frühzeitig in welchen Lagen diese überhaupt angeboten werden. Gegebenenfalls müssen sie organisatorische Veränderungen vornehmen.
Sofern der Gewerbehebesteuersatz einen maßgeblichen Einfluss auf Ihre Entscheidung haben könnte, prüfen Sie bitte auch hier frühzeitig wo entsprechende Grenzen zwischen verschiedenen Kommunen verlaufen.
Sollten Sie auf bestimmte technische Kommunikationsanbindungen angewiesen sein, lohnt sich auch hier eine frühzeitige Prüfung der Verfügbarkeit Internetknoten, Richtfunkstrecken und -anbietern, etc..

 
3. Wie schätze ich meinen vorläufigen Flächenbedarf?

Schauen Sie sich zunächst an welche und wie viel Fläche Sie derzeit belegen und welches die Gründe für Ihren Umzug sind. Die Berechnung des quantitativen Flächenbedarfes unterschiedet sich je nach Flächenart. Nutzungen wie Lager, Produktion/Service, Ausstellung/Verkauf, besondere Archivflächen oder sonstige Sondernutzung wie z.B. Kantine, Technik, Werbung sollten Sie mit Spezialisten Ihres Unternehmens vorher klären.
Den vorläufigen Flächenbedarf für eine Büronutzung kann man in der Regel schnell über die Anzahl und den Typ der benötigten Arbeitsplätze ermitteln.
Für einen normalen Büroarbeitsplatz rechnet man üblicherweise in Deutschland zwischen 20-25m² vermietbarer Fläche. Diese Daumenregel beinhaltet alle üblichen Nebenflächen, wie z.B. Verkehrsfläche, Sanitärräume, Funktions- und Technikräume, Konferenz- und Besprechungsräume sowie anteilige Allgemeinflächen. Besonders platzintensive Arbeitsplätze, z.B. Softwareentwicklung und CAD an denen mehrere Bildschirme genutzt werden sollten gesondert betrachtet werden. Beachten Sie dabei auch den Unterschied zwischen Arbeitsplatz und Mitarbeitern. Teilzeitarbeitsplätze, Außendienstmitarbeiter, Praktikanten, Azubis, etc. belegen häufig nicht einen ganzen Arbeitsplatz. Durch nicht-territoriale Büroorganisationsformen kann das Verhältnis zwischen physischen Arbeitsplätzen und der Anzahl der Mitarbeiter optimiert werden.
Die typische Mietvertragslaufzeit beträgt zwischen 5-10 Jahren und übersteigt damit jede übliche Geschäftsplanung um eine vielfaches. Denken Sie daher über mögliche Entwicklungsszenarien Ihres Unternehmens nach, besonders über mögliche kritische Ereignisse, und welches Auswirkungen diese auf benötigte Arbeitsplätze haben. Achten Sie vor allen Dingen auch auf eine möglichst flexible Nutzbarkeit der Flächen.
Stellplätze stellen immer wieder ein Sonderposition dar, besonders in Großstädten. Bedenken Sie frühzeitig Ihr Anforderungsprofil und dessen Priorität, da dies später erhebliche Auswirkungen die Verfügbarkeit von geeigneten Objekten haben kann.
Sofern Sie innerhalb Ihrer Büroflächen Sondernutzungen (Kantinen, Archiv, Technik, Konferenz) haben, die über das Übliche hinausgehen, klären Sie diese bitte auch frühzeitig, insbesondere wenn diese ggf. nur durch erhebliche bauliche Maßnahmen zu schaffen sind.
ergessen Sie bitte auch nicht über die notwendigen organisatorischen Zusammenhänge Ihres Unternehmens nachzudenken. Hierdurch entstehen häufig Anforderungen über eine Mindestgröße pro Etage oder eine maximale Etagenanzahl.
Zu guter letzt, berücksichtigen Sie, dass der endgültige Flächenbedarf, je nach Effizienz des anzumietenden Gebäudes, zwischen 10-20% von Ihrem vorläufigen Flächenbedarf abweichen kann. Den tatsächlichen Flächenbedarf ermitteln Sie nach einer ersten Vorauswahl durch eine grobe Musterplanung des anzumietenden Gebäudes. Achten Sie dabei unbedingt auf organisatorische Zusammenhänge.

 
4. Auf welche Ausstattungskriterien muss ich von Anfang an aufpassen?

Zwar ist baulich fast alles möglich, aber es hat auch immer seinen Preis. Daher lohnt es sich frühzeitig Prioritäten bei den Ausstattungskriterien zu setzen. Die nachfolgende Liste hat keine Anspruch auf Vollständigkeit oder eine besondere Reihenfolge: Achten Sie bei der Beleuchtung auf deren Erfüllung gesetzlicher Normen (z.B. bildschirmarbeitsplatzgerecht). Angeboten werden in der Regel entweder direkte oder indirekte Deckenleuchten, zunehmend auch nicht deckengebundene Systeme über mobile Stehlampen.
Bei Fenstern und Türen sollten Sie vor allen Dingen auf Schallschutz achten. Bei Fenstern sollten Sie frühzeitig klären ob eine Öffenbarkeit von hoher Priorität ist. Die Flächeneffizienz und Nutzbarkeit eines Gebäudes wird im wesentlichen durch die Raumtiefe, die Raumhöhe, das Fensterraster und den Schnitt des Geschosses bestimmt. Sprechen Sie ggf. mit Ihrem Immobilienberater über Details. Der Fußbodenbelag sollte gängigen Normen entsprechen(antistatisch, rollfest, etc.). Berücksichtigen Sie bei Sonderwünschen die Kosten und Auswirkungen auf den Schallschutz (z.B. bei Linoleum, Parkett).
Die Klimatisierung ist ein breites und komplexes Feld. Von der mechanischen Be- und Entlüftung bis zur vollautomatischen Klimaanlage gibt es viele Varianten. Wesentliche Beurteilungskriterien sind die entstehenden Zusatzkosten, die subjektive Behaglichkeit des Systems (Lärm, Temperatur, Zug) und die objektive Kühlleistung.
Die Gestaltung der Sanitärbereiche ist im wesentlichen eine subjektive Frage des Geschmackes. Gesetzliche Normen sorgen für eine ausreichende Versorgung. Sofern die Sicherheit des Gebäudes für Sie von Bedeutung ist, prüfen Sie wie der Gebäudezugang geschützt wird (besetzter Empfang, Vereinzelungsanlage, Videoüberwachung, etc.) aber auch wie der Zugang zur Mietfläche selbst geschützt wird (steuerbare Aufzüge). Wenn Sie mehrere Geschosse in einem Gebäude nutzen wollen, denken Sie über die Sicherung des Nottreppenhauses nach, da dies erfahrungemäß häufig genutzt wird. Sofern es einen direkten Zugang von der Tiefgarage zur Etage gibt, bitte auch die Sicherung der Tiefgarageneinfahrt nicht vergessen.
Der Sonnenschutz hat eine erhebliche Auswirkung auf die Arbeitsplatzqualität. Man unterscheidet dabei zwischen einem einfachen Blendschutz, der in der Regel innenliegend ist und eine Bildschirmbearbeitung auch bei Sonneneinstrahlung ermöglicht und einem in der Regel außenliegenden Sonnenschutz der zusätzlich auch die Erwärmung des Gebäudes durch Sonnenstrahlen im Sommer reduziert. Achten Sie darauf ob der Sonnenschutz manuell oder elektrisch betrieben wird und wie ein elektrischer Betrieb ggf. geschaltet ist. Die Ausstattung von Teeküchen ist zwar nicht genormt aber dennoch standardisiert. Prüfen Sie ggf. das Alter bzw. die Qualität. Sollten Sie zusätzliche eigene Einbauten vorsehen (z.B. Automaten, Kaffeemaschinen), prüfen Sie die vorhandenen Anschlüsse. Ein Trennwandsystem gehört in der Regel zur Standardausstattung eines Gebäudes. Sie sollten ggf. die derzeitige Aufteilung und auf jeden Fall die angebotene Menge der Trennwände mit Ihrer Organisationsform (Zellenbüros, Gruppenbüros, Großraumbüros/Bürolandschaften) abgleichen. Der Grad der Wiederverwendbarkeit von ganzen Wandelementen oder deren Teilen hat eine starke Auswirkung auf die Geschwindigkeit und Kosten von späteren Umzügen innerhalb Ihrer Mietfläche. Die Oberflächenart und Struktur von Trennwänden ist teilweise eine Sache der Optik und des Geschmacks, sollte aber auch unter Schallschutz- und Kommunikationsgesichtspunkten gesehen werden.
Die effektive Gleichstellung von Büro- und Bildschirmarbeitsplätzen macht das Verkabelungssystem mittlerweile zu einem äußerst wichtigen Ausstattungsmerkmal. Die unterschiedlichen Systeme bei der Lage von Kabeln (Doppelboden, Hohlraumboden, Sockelkanal, Türen und Fensterbankkanal, etc.) spiegeln dabei nicht nur unterschiedliche Kosten sondern auch unterschiedliche Philosophien wieder. Sprechen Sie daher frühzeitig mit Ihrer EDV über Ihre konkreten Bedürfnisse. Auch die Belegung und Dichte der Bodentanks sollte frühzeitig geprüft werden, auch wenn Änderungen möglich aber teilweise kostenintensiv sind. Einige Eigentümer bieten mittlerweile eine Vorverkabelung in Form eines strukturierten Netzes an. Dies hat den Vorteil, dass weder Verlegungskosten noch Rückbaukosten anfallen. Prüfen Sie das zugrunde liegende Geschäftsmodell sowie die technische Kompatibilität mit Ihrem derzeitigen System. Mit etwas Glück können Sie viel Geld sparen.

 
5. Welche Kosten muss ich bei einer Anmietung berücksichtigen?

Die Anmietung einer neuen Mietfläche macht nicht nur viel Arbeit sondern ist auch mit erheblichen Kosten verbunden. Sofern Sie ein Budget für eine Anmietung planen, berücksichtigen Sie bitte ggf. folgende Positionen:

- Kosten für internes Projektteam und Diskussion der Mitarbeiter,
- externe Beratungskosten für Makler, Rechtsanwalt, Planer & Designer, Umzugsmanagement
- Kosten für zusätzliche Ausstattung, z.B. Verkabelung, zusätzliche Klimatisierung, Konferenzbereiche, Empfang, Kantine, Sicherheit, zusätzliche oder höherwertige Trennwände,
- Kosten für Umzugsunternehmen,
- Kosten für neue Möbel,
- Kosten für Änderung der Adresse,
- Kosten für Doppelmietbelastung

 
6. Welche Kosten muss ich während der Mietzeit selbst berücksichtigen?

Egal ob Sie die Geschäftsplanung für die nächsten Jahre machen oder konkrete Gebäudealternativen miteinander vergleichen, berücksichtigen Sie, dass die Kosten während der Mietzeit sich nicht auf die Miete beschränken.
Beim Vergleich verschiedener Gebäudealternativen, vergleicht man daher am besten den diskontierten Cash-flow der Gesamtbelegungskosten während der Mietvertragslaufzeit. Wesentliche Elemente dieser Betrachtung sind:

- die Nominalmiete für sämtliche Flächenarten
- eine etwaige Indexierung oder Staffelung der Miete
- Nebenkosten (s. hierzu auch OSCAR, die Nebenkostenanalyse von Jones Lang LaSalle)
- verbrauchsabhängige Kosten für Strom, Wasser und sonstige Dienstleistungen wie z.B. Reinigung, Sicherheit
- ggf. verhandelte mietfreie Zeiten und Ausbaukostenzuschüsse
- Rückbaukosten für Trennwände, Kabel und sonstige Einbauten

 
7. Wie lange vor dem Umzugsdatum muss ich mit dem Projekt anfangen?

Auch hier gibt es kaum eine allgemein gültige Regel. Zwischen ein paar Wochen und einigen Jahren ist alles möglich. Allerdings, je größer die Fläche und je anspruchsvoller die Anforderungen, desto mehr Zeit sollten Sie einplanen.
Prüfen Sie bitte in jedem Fall das Mietvertragsende bestehender Mietverhältnisse bzw. Kündigungsfristen.
Für den kurzfristigen und vorübergehenden Bedarf bieten spezialisierte Unternehmen komplett eingerichtete Büros in verschiedenen Preiskategorien und Lagen in deutschen Großstädten an, in der Regel für die sofortige Belegung. Das hat natürlich auch seinen Preis. Bei einem Flächenbedarf von ca. 1.000m² in einer deutschen Großstadt sollten Sie erfahrungsgemäß spätestens 9 Monate vor dem geplanten Umzugsdatum mit der Bearbeitung beginnen. Es geht natürlich auch schneller, aber das kostet Nerven und häufig auch Geld. Sofern Sie sich eine neue Firmenzentrale bauen lassen möchten, fangen Sie bitte mindestens zwei bis drei Jahre vorher mit Ihrem Projekt an.

 
Ursprüngliche Quelle dieser Informationen: Jones Lang LaSalle